Compulsar documentos

Para comenzar, dejaremos en claro qué es compulsar un documento, y esto se refiere a darle validez a la fotocopia de los documentos originales. Para esto, es necesario revisar la fotocopia y hacer una comparación con el documento original para comprobar la autenticidad y saber si no ha habido algún tipo de manipulación. Si todo es correcto y coincide, compulsar la fotocopia a través de un sello u otra distinción que acredite su validez.

Siendo este un trámite habitual en gestión con la administración pública, como lo pueden ser las inscripciones en pruebas, registros, solicitudes de becas, oposiciones, solicitud de nacionalidad, entre otras.

¿Dónde y cómo compulsar documentos?

Para realizar esto, debes tener en cuenta de qué tipo de documento necesitas la copia compulsada, ya que en base a esto dependerá el trámite que necesites realizar. Aquí te presentamos las dos opciones principales de dónde compulsar los documentos.

Trámites ante las administraciones públicas

Las oficinas de registro del órgano administrativo en específico, tiene la obligación de realizar el cotejo y compulsa del documento, cuando se le ordena al ciudadano presentar documentos compulsados o cotejados en la Administración e igualmente devolver de forma inmediata los documentos originales.

Por otro lado, el ciudadano debe presentar el original y la copia de los documentos, y de esta manera la oficina de registro realizará el cotejo de los dos, para comprobar la identidad del contenido. Luego, regresará el documento original al ciudadano y unirá la copia (tramitada con un sello o acreditación de compulsa) a la solicitud, escrito o la comunicación para el envío. Hay que aclarar que el sello de la copia compulsada expresa la fecha en que se realizó el trámite, así como la identificación del órgano y de la persona que tramita la copia compulsada.

Trámite ante una entidad o instituto privado

Para este punto, existe la posibilidad de que quien exija la copia compulsada no sea de administración pública, sino de una entidad privada. Como puede ser una empresa que nos va a contratar y necesita una certificación del título académico. Otra opción sería, que sea el organismo que se encargó de emitir el documento original se encargue de compulsar las fotocopias de este; por ejemplo, si la universidad a la que asistimos emite un título académico o un certificado de estudios, ella misma puede compulsarse la copia de los documentos originales, para ser entregados cuando lo solicite alguna empresa.

De igual manera, tenemos la opción de presentarnos ante la empresa a la que solicitamos la entrada, un título universitario original y una fotocopia para que sea la misma empresa la que se encargue de compulsar los documentos luego de verificar que son idénticos.

Cuando se trata de compulsar documentos notarios y su precio, por lo general este proceso es gratuito cuando se presenta la original y la fotocopia ante el organismo que debe tramitar la solicitud del ciudadano. Por lo que si, por ejemplo, se quiere solicitar un subsidio por desempleo ante el SEPE o alguna pensión ante la seguridad social, solo bastará con entregar el documento original y de esta manera el funcionario compulsar la fotocopia sin ningún tipo de coste.

Por otro lado, varios ayuntamientos compulsan de forma gratuita los documentos cuando se presenta el original y la copia a compulsar, no solo para solicitudes del propio ayuntamiento, sino también para otras administraciones, siempre que se transmita el envío por medio de las oficinas de registro que están en el ayuntamiento.

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Compulsar documentos en correo

Debes tener en claro los puntos a necesario cuando se trata de compulsar los documentos a través de un correo electrónico. Bien sabemos que realizar las solicitudes de algún documento a través del correo electrónico, todos los trámites suelen ser mucho más simples. Generalmente todas las viviendas cuentan con una oficina de correo a su disposición, No obstante, compulsar documentos por correo es admisible para todos los casos que ameriten una copia compulsada.

Por lo tanto, sólo puedes realizar una compulsa y esta será realmente válida por este método si vas a utilizarla únicamente para algún trámite que esté directamente vinculado con el estado, como sería el conseguir un empleo en el ministerio público y/o presentar documentaciones requeridas en oposición.

Ahora bien, si en tu caso lo que necesitas es compulsar un título universitario por alguna de estas causas, no tendrás inconvenientes haciendo este trámite por correo, también puedes tomar en cuenta de que con unos cinco euros aproximadamente, podrás pagar el importe que te solicitan por el servicio.

Compulsar documentos electrónicamente

Varios trámites eran indispensables para autentificar o compulsar documentos al trasladarse entre países de la Unión Europea, hace casi 1 año. Para junio de 2016, el Parlamento Europeo aprobó un reglamento con la finalidad de reducir costes y trámites a quienes tengan que presentar documentos oficiales en otro país de la UE. La Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que entró en vigencia para octubre de 2016, busca poner fin a todas las exigencias de las fotocopias compulsadas en las administraciones públicas. Así pues, el Artículo 1. “Compulsa electrónica de documentos originales en papel” indica que:

“La compulsa electrónica de documentos, a los efectos de esta orden, es un procedimiento seguro de digitalización de la documentación de originales en papel que produce una copia electrónica del documento original, utilizando para ello la firma electrónica reconocida de un funcionario o empleado público del Ministerio o de varios de sus organismos públicos dependientes, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica”.

Con esto terminamos las bases principales para compulsar documentos, si te fue de ayuda este artículo puedes visitar nuestro sitio web para ver más artículos como este. Igualmente te dejamos el siguiente video para que conozcas todos los pasos a seguir para hacer tus trámites.