redactar acta

¿Cómo redactar un acta de reunión?

Acta de reunión. Hay varias situaciones en las que hay que levantar actas, ya sea en una reunión del consejo de administración, en una reunión de la organización o en una consulta de valores.  Si tienes alguna inquietud recuerda contactarnos a través de nuestras redes sociales, o regístrate y déjanos un comentario en esta página. También puedes participar en el WhatsApp.

Pocas personas, incluso en puestos de dirección, están preparadas para ofrecerse para este trabajo, y muchas, incluso en puestos de dirección, no saben para qué sirven las actas, a pesar de que éstas son beneficiosas para todas las partes implicadas.

Índice


Las actas de reuniones o actas de sesión.

Creemos que las actas de reunión tienen una gran importancia en el trabajo, especialmente en el ámbito administrativo. Por ello, creemos que aprender a redactar actas es fundamental para documentar los asuntos tratados y los acuerdos alcanzados durante una reunión. Es fundamental llevar un registro de los temas tratados y los acuerdos alcanzados para que todo quede formalizado y documentado.

Para empezar, nos gustaría destacar que vamos a explicar cómo redactar un acta de reunión en español, por lo que nos centraremos en la terminología y la fraseología utilizadas en la creación de dichos documentos en este idioma. Para empezar, hemos optado por dar una definición de acta de sesión para contextualizar el tema que hemos elegido. En segundo lugar, repasaremos cómo elaborar un acta de reunión, que hemos dividido en diversos apartados, que son: organización, criterios básicos de redacción y estilo, terminología y fraseología. También hemos incluido algunos ejemplos reales de actas, a las cuales simplemente quitamos los nombres de los presentes y censuramos el nombre de la empresa, de igual forma manipulamos un poco la información que se trató dentro de dichas sesiones por temas de las empresas.

La presentación de un proyecto de investigación, las elecciones, como la del jefe de estudios de un centro educativo, y las convocatorias, entre otras situaciones, son ejemplos de eventos de la vida real en los que hay que redactar actas. Sin más empezamos mostrándote ciertas utilidades de las actas.


Las actas son útiles porque:

Documentan las actividades que garantizan el cumplimiento de las obligaciones presupuestarias y legales de una organización;
Sirven como registro de los procedimientos de una reunión.

Llevan la cuenta de cómo se toman las decisiones, qué acciones se van a tomar y quién es el responsable de llevarlas a cabo.
Ayudan a la incorporación y formación de los nuevos miembros de una empresa.

Pueden utilizarse para evaluar el trabajo de una organización y servir de memoria institucional.


¿Cómo se puede conseguir que las actas sean realmente útiles?

Quienes trabajan en una oficina, en particular, deben dedicar una cantidad importante de tiempo cada día a producir correos electrónicos y documentos. Cuando se añade el hecho de que son los encargados de redactar las actas, muchos de ellos se preguntarán por qué se esfuerzan tanto. No es necesario dedicar mucho tiempo a buscar una respuesta, pero hay algunas razones de peso para hacerlo.

Sin embargo, un acta no debe reducirse a una mera transcripción si quiere servir realmente a su propósito. Unas actas bien estructuradas e instructivas no tienen sentido si acaban en la basura. Sólo cuando los empleados y la dirección las utilizan activamente como herramienta de trabajo tienen un buen impacto. Un método sencillo para conseguirlo es que alguien lea el acta de la reunión anterior en cada reunión para refrescar la memoria. A continuación, te explicamos más a fondo su utilidad.


Las actas son más fáciles de recordar si están escritas.

Durante una reunión se toman muchas decisiones y resoluciones. Sin embargo, si la reunión dura mucho tiempo y un gran número de personas desea hablar, puede ser difícil recordar los detalles exactos de la decisión después de unas semanas. Además, es difícil recordar cómo se llegó a esas decisiones después de varios días. Por ello, si quieres abordar un tema concreto en una reunión de seguimiento, es conveniente refrescar la memoria con las actas.

Así que antes de su publicación, las actas suelen ser revisadas por el responsable de la sesión al final de esta y, en determinadas situaciones, por todos los participantes para asegurarse de que sus aportaciones se han presentado adecuadamente.


Los demás podrán acceder a la información más adelante.

Algunos empleados no pueden asistir a las reuniones con frecuencia, ya sea porque están de vacaciones o porque están enfermos. Pueden estar al día gracias a las actas. Los inversores también tienen derecho a la información: si un accionista audita su empresa, el equipo de análisis puede solicitar las actas de las reuniones del consejo de administración y otras sesiones relevantes.


¿Qué es un acta de sesión o reunión?

Los hechos, las convenciones, las deliberaciones y los acuerdos tomados en una junta se recogen en un acta de este tipo. El objetivo principal de este tipo de documento es dejar constancia de los hechos descritos anteriormente y validar lo acordado. Las actas de reuniones de organismos públicos y privados serán el objeto de este apartado.

Las actas de reuniones de organismos públicos tienen características distintas según se celebren en instituciones como ayuntamientos y parlamentos, o en colegios o empresas públicas. La distinción fundamental es que en las primeras se incluyen todas las observaciones de los oradores y las intervenciones de los asistentes suelen estar duplicadas o, al menos, resumidas. En cambio, en las segundas (colegios o empresas públicas), no es necesario duplicar todas las intervenciones de los oradores y asistentes. En las actas de los organismos privados, como las empresas y asociaciones privadas, se deja constancia de todos los acuerdos que se han llevado a cabo.


¿Cuáles son algunos tipos de actas de reunión destacables?

Las actas, como ya se ha dicho, desempeñan un papel fundamental en las reuniones, ya que permiten dejar constancia de todo lo que ocurre, así como la adopción de decisiones y la discusión de temas. Por otro lado, las actas de las reuniones no son todas iguales, ya que su contenido varía en función del contexto en el que se realizan, en esta parte te explicaremos dos dentro de organismos privados.

Las actas de las reuniones de negocios:

Deben separarse de las actas de las reuniones de los miembros, que documentan todo lo que ocurre en una reunión de los miembros de una empresa y están destinadas a prevenir problemas futuros y a sentar las bases de futuras decisiones.
Las actas de sesión del Consejo de Administración:

Desempeñan un papel fundamental en las actas de las reuniones. Este grupo, encargado de tomar las decisiones más importantes para una empresa, representa los intereses de todos los accionistas y toma las decisiones mediante un sistema de mayoría.

Acta de sesión:

Contiene las decisiones tomadas en una reunión o sesión ordinaria o extraordinaria.

Acta de conciliación:

Contiene los hechos ocurridos cuando 2 partes se reúnen y acuerdan conciliar en algún litigio.

Acta de inspección:

Esta clase de acta se utiliza cuando se quiere redactar los resultados de algunas de las diligencias cumplidas.

Acta de Fundación:

Cuando se quiere documentar la creación o inauguración de una entidad gubernamental o privada.
En los siguientes apartados veremos algunos ejemplos de actas de reuniones reales:


En el contexto de una reunión formal, el acta

Es fascinante conocer el procedimiento de una reunión. Lo primero y más importante es que las reuniones deben anunciarse por escrito, en forma de convocatoria, a quienes se les ha pedido que participen. Los siguientes apartados componen la convocatoria de una reunión: el formato de la convocatoria; el nombre de la reunión o de la institución que la convoca; la fecha, la hora y el lugar de la reunión; y, por último, el orden del día, que es una lista de los temas que se tratarán en la reunión. En el orden del día se deben mostrar los siguientes puntos:

  • Bienvenida y apertura de la reunión
  • Sugerencias para cada punto del orden del día.
  • Aprobación y revisión de la última reunión.
  • Lista de todo lo que se tratará en la reunión (cuerpo de la reunión).
  • Se discuten otros puntos que no están en la lista, generalmente son preguntas y ruegos.
  • Información y acuerdos para la próxima reunión.
  • La reunión llega a su fin.

Tras la notificación de la reunión, tiene lugar la reunión propiamente dicha, seguida de la elaboración del acta. Por último, una vez elaborada el acta, se distribuye una copia a cada una de las plataformas de la reunión para que puedan aprobarla u objetarla. El acta se lee y se aprueba por unanimidad en la siguiente reunión. Si surgen desacuerdos y hay que editar o reescribir el acta, se fijará una nueva fecha para entregarla por segunda vez. Una vez autorizada, el acta se archiva en un lugar público donde puede consultarse en cualquier momento.


¿Cómo redactar las actas?

En las actas deben incluirse ciertos elementos críticos, mientras que otros variarán en función de la organización, algunos de los cuales se tratarán con mayor profundidad a continuación.


El acta debe incluir la siguiente información para cada punto del orden del día:

  • Los documentos que hayan sido presentados al consejo de administración;
  • Las decisiones o conclusiones del consejo de administración;
  • Las declaraciones realizadas por el consejo de administración cuya grabación haya sido solicitada por un miembro del consejo o de la comisión.


Las actas deben incluir la siguiente información:

  • Una lista de los asistentes.
  • El orden del día de la reunión (incluyendo la lectura del acta anterior).
  • Los acuerdos sobre cada uno de los puntos del orden del día y la acción a realizar.
  • El número de la sesión.
  • Folio o número de actas y/o páginas seguidas.
  • Lugar y hora de la reunión.
  • Los nombres de los asistentes.
  • Comprobación del quórum legal.
  • La lista de asistencia, así como el presidente y el secretario, que la han firmado.


En el acta se pueden incluir los siguientes elementos:

  • Los nombres de los que han votado en contra, a favor y/o no han votado.
  • Los puntos que se discutirán en una reunión posterior.
  • Si existen comités o comisiones especiales, los comentarios y, en su caso, la ratificación de sus acuerdos.
  • Método de toma de decisiones (según los estatutos de la OSC): unanimidad, mayoría, etc.


La estructura de las actas.

Como se ha dicho anteriormente, las actas son un tipo de documento muy utilizado en el trabajo, por lo que es fundamental entender su significado, así como su estructura.

Por un lado, algunas partes del acta de una reunión son obligatorias, como la identidad de la reunión, la lista de asistentes, un resumen de la sesión y de las intervenciones, los acuerdos alcanzados y la fórmula de votación y final. Sin embargo, algunos componentes son opcionales y, por tanto, no suelen incluirse en el acta. El orden del día, las referencias a los puntos pendientes y los anexos son ejemplos de estos elementos. Los puntos del orden del día que aparecen en el acta deben ser bastante comparables a los acordados previamente.

1. La localización de la reunión.

  • El nombre del organismo.
  • La fecha y la hora en la que sucede la reunión.
  • La fecha de la reunión, si es que se pospone.
  • La hora de inicio de la reunión, en caso de que se atrase por alguna circunstancia.
  • El lugar de la reunión.

2. La asistencia constante.

  • Las personas que se espera que asistan: Nombre y Apellidos seguido de su cargo entre paréntesis.
  • Los que no asistirán: Nombre y Apellidos seguido de su cargo entre paréntesis.

3. Frase de inicio.

  • “La Orden del día es:” (opcional).

4. Gestión de la reunión y resumen del tiempo de intervención

  • Frase: el desarrollo de la reunión.
  • La frase para pasar la palabra a otro integrante: “turno de palabra para:”.

5. Resumen de las deliberaciones, acuerdos y votación.

  • Contratos y acuerdos.
  • Disensiones.
  • Resumen de la votación.

6. Por último, pero no menos importante, la frase.

  • El presidente levanta la sesión.

7. Nota a pie de página en el acta.

  • «Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las x horas», debe decir el acta de forma obligatoria.
  • El nombre y la firma del secretario.
  • El título y la firma del funcionario aprobador que presidió la reunión.

8. Anexos (opcional)

Dado que no en todas las reuniones se mostrarán fotos o gráficos, este punto no se utilizará siempre, de igual forma no siempre se incluirán las actas de sesión anteriores.


Para las actas de las reuniones, existen algunas pautas generales de redacción y estilo.

Título o encabezamiento.

El título se refiere a la información que identifica a los asistentes y organizadores de la reunión. El título también facilita la lectura del acta. Excepto cuando va seguido de un tratamiento protocolario, que se describirá más adelante, todas las referencias al título de una persona deben ir en minúsculas. En cuanto a los títulos y el protocolo, es mejor utilizar Sr./Sra. cuando no estamos seguros de qué dirección utilizar con alguien.

Tratamiento personal.

Es un uso bastante común dentro de las actas la forma impersonal de dirigirse hacia los asistentes y dominan en las actas de las reuniones algunas frases como: se prevé, se aprueba, se argumenta…

Hay que distinguir entre el tratamiento personal del emisor (secretario) y el tratamiento personal de las demás plataformas de la reunión. Por un lado, el tratamiento personal del secretario es en tercera persona del singular cuando redacta el acta y en primera persona del singular cuando redacta la fórmula final. El tratamiento personal de los demás asistentes, en cambio, está en tercera persona (simple y plural) según el número de personas.

Al final de la página.

En el pie de página del acta debe incluirse la siguiente fórmula «Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las X horas». También debe incluir el título y la firma del secretario (la persona que levanta el acta), así como la del presidente. La fecha al pie de la página debe corresponder al día en que se imprimió el acta.

Estilo.

Al redactar el acta, tenga en cuenta las siguientes consideraciones de estilo y criterios generales de redacción: En primer lugar, la claridad a la hora de crear y presentar el material, ya que es fundamental que el documento sea fácil de leer; para lograrlo, se requiere un buen encabezamiento, como se ha señalado anteriormente, así como un sistema de numeración que identifique claramente cada uno de los apartados que componen el acta.

Otra característica de las actas es la concisión, es decir, la capacidad de redactar adecuadamente los temas tratados en la reunión y presentar las ideas de forma sucinta y clara sin omitir detalles importantes. Otra consideración a la hora de redactar las actas es el tiempo verbal; incluso si las actas se redactan después de la reunión, se aconseja que se escriban en tiempo presente.

Por último, pero no por ello menos importante, tal y como hemos comentado en el apartado Tratamiento personal, las actas de las reuniones deben redactarse en un tono impersonal e imparcial. En la redacción de las actas deben evitarse las frases pasivas, ya que dificultan la lectura del material; en su lugar, deben utilizarse frases agresivas.

Uso de las mayúsculas.

Hablaremos de las mayúsculas al final de esta sección. Por un lado, las mayúsculas son necesarias al inicio de los párrafos y en las unidades administrativas. Por otro lado, los nombres de los cargos deben escribirse en minúsculas, salvo que vayan seguidos de un tratamiento protocolario y de abreviaturas, como norma general.


Terminología y fraseología de las actas de reunión

Terminología.

  • Aplazar la reunión: darla por terminada.
  • Dictamen: juicio u opinión de una persona sobre algo, especialmente el formado o emitido por un especialista.
  • Borrador de acta: versión del acta que aún no ha sido autorizada.
  • Modificación: propuesta de cambio de un texto legal.
  • Extender (acta): redacción del acta.
  • Moción: una sugerencia o propuesta realizada en una reunión deliberativa.
  • Quórum: número de personas que deben estar presentes en una reunión.
  • de constitución: el número mínimo de personas necesario para que un órgano deliberativo tome determinadas decisiones.
  • Quórum de votación: número de votos necesarios para obtener un acuerdo.
  • Excusa de ausencia: utilizada en el contexto de una reunión para indicar que una persona no puede asistir debido a una razón válida.
  • Votación: expresión de una opinión o explicación de un punto de vista expresado en una congregación o reunión para llegar a una conclusión.
  • Positivo: Estoy de acuerdo con la propuesta.
  • Voto decisivo: voto de una persona de mayor autoridad que, en caso de empate, determina la cuestión.
  • Negativo: se rechaza la propuesta.
  • Nulo: un voto que no es legítimo.
  • Particular: una opinión expresada por uno o más miembros del comité que difiere de la de la mayoría.
  • Anónimo o secreto: voto emitido de forma que no aparezca el nombre del votante.
  • Votar: el acto de ejercer el derecho de voto.
  • Una votación nominal es aquella en la que cada voto lleva el nombre de la persona que lo emite.
  • Voto tradicional: los partidarios de una opinión votan poniéndose de pie o simplemente levantando la mano (a mano alzada).
  • El voto secreto: voto en el que se oculta la identidad del votante.
  • Voto tácito: aprobación de una propuesta sin que el voto se exprese explícitamente.

Fraseología.

Las frases que marcan el orden del día son:

  • Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior.
  • Cuestiones de procedimiento.
  • Examen/consideración de…
  • Aceptación de…

Frases que caracterizan el desarrollo de la reunión:

  • El presidente da la bienvenida a todos y el secretario lee el borrador del acta de la reunión anterior.
  • El presidente solicita…/muestra un borrador de….
  • El profesor aclara/informa/aclara….
  • El presidente solicita el acta para que quede constancia de la sugerencia de….

Las frases de acuerdo incluyen:

  • En votación ordinaria, los asistentes aprueban por unanimidad el acta de la reunión anterior.
  • Con x votos a favor y x votos en contra, se acepta el reglamento/informe de….
  • El Consejo acuerda seguir…/ incorporar….
  • En una votación rutinaria, x votos a favor y x votos en contra del informe sobre x, que se registra en el acta con el número x.

Frases para terminar:

El presidente/la presidenta levanta la sesión, y yo, como secretario/la secretaria, publico esta acta con la firma del presidente/la presidenta.


Para sus actas, haga una lista de control.

Ya te has ocupado de las actas, pero ¿has pensado en ellas? ¿Cumplen el estándar de calidad? Para estar seguro, utilice nuestra lista de comprobación antes de distribuir el documento a sus colegas por correo electrónico.

  • ¿El tipo de acta seleccionado se ajusta a las convenciones de la empresa o es realmente eficaz?
  • Si eres el encargado de redactar las actas de las reuniones, deberías hacerlo: ¿Has llevado un registro de todas las elecciones, asignaciones de trabajo y acuerdos alcanzados durante las negociaciones?
  • ¿Son las actas formalmente correctas y contienen toda la información relevante (los nombres de todos los participantes correctamente escritos, la fecha, el tema de la sesión)?
  • ¿Diría que el documento es sencillo de leer a primera vista?
  • ¿Las frases son breves y fáciles de entender a primera vista? ¿Está bien definido cada uno de los subtemas?
  • ¿El contenido del acta es completo?
  • ¿Se ha redactado en su totalidad en tiempo presente?
  • ¿Hay juicios de valor o puntos de vista del ego en el texto?
  • ¿Habrías entendido el contexto si no hubieras estado en la sala?
  • ¿Hubo alguna ambigüedad que hayas aclarado?
  • ¿Firmaste o adjuntaste una firma digital como redactor del acta? La firma del presidente es necesaria para las reuniones formales, y las firmas de todos los participantes son necesarias para los acuerdos legalmente exigibles.
  • ¿Has incluido todos los anexos y documentos necesarios? Cuando se hace referencia a recursos en línea, ¿se indica la fecha de acceso?


Recomendaciones.

  • Nombrar/elegir a un secretario para que lleve el control de las actas de las reuniones. La autoridad gobernante debe explicar el nivel de detalle que deben contener estas publicaciones. Algunas actas se asemejan a transcripciones de reuniones, mientras que otras son simples resúmenes de conversaciones y acuerdos. El secretario debe conservar un registro neutral de lo ocurrido durante la reunión, sin añadir observaciones u opiniones adicionales. Es fundamental que sus tareas estén incluidas en la descripción de su trabajo.
  • Determine cómo se preparará el acta de la reunión. Es una buena idea elaborar un formato a seguir para que el material obtenido en cada reunión sea coherente y contenga los temas que el órgano de gobierno considere más importantes. Este formato debe incluir la siguiente información: fecha, día, hora y lugar, así como los acuerdos y acciones a tomar, además de los nombres de las personas que serán responsables y el plazo.
  • Determinar si se tomarán notas durante la reunión o si se grabará la sesión para poder transcribir con mayor precisión las conversaciones y decisiones.
  • Antes de difundir las actas entre los miembros de la OSC, el presidente de la junta directiva deberá revisarlas.
  • A más tardar una semana después de la reunión, distribuya/distribuya el acta para recordar a los miembros sus obligaciones.
  • En la siguiente reunión, los miembros del órgano de gobierno deben firmar el acta como indicación de la aprobación de su contenido o, si es necesario, para realizar los cambios necesarios.
  • Es fundamental documentar la presentación, ratificación o aprobación de:
  • La planificación estratégica y/o el programa operativo anual en las actas.
  • Los estados financieros que hayan sido auditados.
  • Cambios en el órgano de gobierno, incluyendo altas y bajas.
  • El presupuesto del año.
  • Efectivo restringido temporal o permanentemente.
  • Inversiones de instituciones no financieras.


Plantilla de un acta de reunión o acta de sesión.

Ya hemos hablado de lo que debes tener en cuenta cuando se trata de la estructura y el contenido de las actas. Si todavía no está seguro de cómo redactar un acta, tenga en cuenta el siguiente ejemplo. También puedes elaborar tu propia plantilla y luego simplemente rellenar los espacios para facilitar la recopilación de toda la información crítica de una reunión. El siguiente es un ejemplo de formato de acta de reunión editable, en este puedes ver que cuenta con:

  • El nombre de la entidad.
  • El número de la reunión.
  • La fecha actual.
  • El paso del tiempo.
  • El lugar.
  • El nombre, los apellidos y el cargo de cada asistente.
  • El horario.
  • El desarrollo de la sesión.
  • La toma de decisiones o acuerdos.


El secreto de una reunión exitosa

Hay varios elementos que hay que tener en cuenta a la hora de planificar una reunión de negocios: la gestión del tiempo, la asistencia y la imagen de la empresa…. Por ello, el lugar de la reunión es fundamental para proyectar una imagen profesional que ayude a la organización a alcanzar sus objetivos.


Para el éxito de sus reuniones, elija la sala de reuniones adecuada.

Como se ha dicho anteriormente, tomar notas adecuadas en una reunión profesional es fundamental para la eficacia de esta y, sobre todo, para la toma de decisiones futuras, ya que todo queda por escrito. Sin embargo, no debemos pasar por alto la importancia del espacio de la reunión: afecta a la comunicación entre los participantes (disponer de medios audiovisuales o de una pizarra blanca, por ejemplo, es bastante útil a la hora de hacer presentaciones) y, por supuesto, a su comodidad (presencia de luz natural, dimensiones adecuadas, temperatura regulable…).

Ante todo, comprendemos lo importante que es cuidar cada detalle de una reunión de trabajo. Por ello, asegúrese de que las salas de reuniones de su empresa están debidamente equipadas para contribuir al éxito de cualquier reunión; puede parecer un detalle menor, pero proporciona un entorno más agradable.

No habrá reunión a la que no pueda asistir ahora que sabe cómo hacer que las actas de las reuniones sean prácticas e informativas, así como cómo encontrar el espacio adecuado.


Conclusión: las actas de reunión permiten una mayor apertura.

Las actas de las reuniones se utilizan en diversas situaciones. Estas actas escritas ayudan a comprender el proceso de toma de decisiones previo si las partes implicadas u otras partes desean poder comprender ciertas decisiones más adelante. Si quiere que su personal se responsabilice de levantar actas, utilice las razones que le hemos dado para convencerles del valor de hacerlo. También puede hacer uso de nuestras plantillas y consejos. El resultado será menos trabajo y un acta más informativa e inequívoca.

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