Según su destino, los oficios pueden ser de interior o de exterior. Los oficios de interior se utilizan dentro de una empresa o institución y se pueden subclasificar en oficios locales y foráneos. Los oficios locales son aquellos que se emiten de una persona a otra dentro de la misma entidad o sede. Por otro lado, los oficios foráneos son documentos enviados a un destinatario dentro de la misma institución pero en una sede diferente.

Los oficios de exterior son aquellos que se emiten para comunicarse con individuos, empresas o entidades fuera de la organización emisora. Estos pueden dirigirse al público en general, a otras empresas o a instituciones gubernamentales.

Cumplen un rol vital en la comunicación formal y el intercambio de información en diversos ámbitos, y su correcta redacción y uso contribuyen a mantener un flujo de comunicación claro, conciso y eficiente.

Es esencial familiarizarse con los diferentes tipos de oficios y sus propósitos para garantizar que se utilizan de manera efectiva en las comunicaciones profesionales.

Para redactar un oficio formalmente correcto, es necesario incluir información específica y seguir un formato determinado. Tradicionalmente, un oficio se imprime en papel tamaño carta, con medidas de 21.59 cm x 27.94 cm, aunque en algunas situaciones se pueden utilizar hojas tamaño oficio (21.59 cm x 35.56 cm).

El estilo de escritura varía dependiendo del tipo de oficio, pero generalmente se emplea un tono formal y se escribe en tercera persona.

Es fundamental que el documento sea conciso, preferiblemente no excediendo las dos páginas, y que sea claro y preciso en la información que entrega al destinatario.

Un oficio formal debe seguir ciertas pautas:

• Indicar la ciudad y la fecha en la que se redactó el oficio, incluyendo día, mes y año.
• Especificar el destinatario; si es un oficio individual, debe incluirse el nombre y la dirección de la persona o entidad a quien se dirige el oficio.
• Incluir el motivo de la redacción del oficio, usualmente introducido tras dos puntos.
• En caso de que el oficio sea una respuesta a otro, puede incluirse un breve recordatorio del oficio original.
• Finalizar con una despedida formal y cordial, seguida de la firma de la persona que redacta el oficio y el sello de la entidad emisora.
• Aunque no es obligatorio, algunos oficios pueden llevar un número de referencia o siglas que ayuden a su identificación y seguimiento.

El uso de estas pautas ayuda a mantener la claridad y la formalidad en las comunicaciones oficiales, contribuyendo a la efectividad y la eficiencia en la comunicación dentro y fuera de las organizaciones.

Oficios de petición

Los oficios de petición son una categoría particular de documentos oficiales utilizados para solicitar un recurso o servicio a otra entidad. Estos son comúnmente utilizados entre entidades del Estado, aunque no exclusivamente, ya que también pueden ser utilizados por empresas privadas o individuos.

¿Cómo redactarlos?

A la hora de redactar un oficio de petición, hay algunas recomendaciones que pueden ser útiles para asegurar su efectividad:

• La fecha y el lugar deben establecerse en la esquina superior derecha del documento.
• Asegúrate de incluir un número de referencia o serial en la esquina superior izquierda, este ayuda a llevar un control y seguimiento del oficio.
• Los detalles del destinatario, como nombre completo, cargo o rol, y nombre de la institución, deben alinearse a la izquierda, de la misma manera que el número de referencia.
• Incluye un asunto claro y conciso que explique de manera directa cuál es el propósito del oficio.
• En el caso de que el oficio sea una continuación de un oficio previo, es conveniente incluir una mención breve al documento original para proporcionar contexto.
• Detalla tu petición de manera clara y precisa, y no dudes en presentar argumentos que respalden tu solicitud.
• Concluye el oficio con una despedida formal y añade una frase que indique tu expectativa de recibir una respuesta.
• Finalmente, debes incluir tus datos de contacto y firmar el documento antes de enviarlo. En el caso de entidades, el sello de la entidad también puede ser necesario.

En el caso de que el oficio se dirija a varios destinatarios, es aconsejable especificar en cada copia a quién va dirigida. Si se envían copias del oficio a otras personas, es habitual indicarlo en el documento original con la fórmula «c.c.p.» (con copia para), seguida de los nombres de los receptores de la copia.